KSeF (Krajowy System e-Faktur) to państwowy system do wystawiania i odbierania faktur w formie elektronicznej. Obowiązek korzystania z KSeF będzie stopniowo wprowadzany – od określonych grup podatników po wszystkich. System EOD, taki jak Plus Workflow, integruje się z KSeF, dzięki czemu faktury trafiają do obiegu bezpośrednio z systemu. Sentos zapewnia pełne wsparcie wdrożeniowe i konfigurację połączenia z systemem Plus Workflow, tak aby firma była gotowa na zmiany prawne.

E-Teczka to elektroniczne archiwum dokumentów pracownika (umowy, świadectwa pracy, oświadczenia), przechowywane w formie cyfrowej z zachowaniem wymogów prawa i RODO. E-Teczki integrują się z popularnymi systemami ERP, co automatyzuje pracę działów kadr. Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację pracowniczą – e-Teczki pozwalają zrezygnować z teczek papierowych, ułatwiają dostęp i wyszukiwanie oraz umożliwiają bezpieczne podpisywanie dokumentów (kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć). Plus Workflow obsługuje e-Teczki zgodnie z aktualnymi wymogami.

System elektronicznego Obiegu Dokumentów (np. Plus Workflow) łączy wewnętrzny obieg faktur z KSeF: odbiera faktury z KSeF, kieruje je do akceptacji i księgowania oraz przekazuje dane do ERP. Dzięki temu jeden system (np. Plus Workflow) obsługuje zarówno workflow – kto zatwierdza i kiedy – jak i zgodność z obowiązkiem e-faktury, bez ręcznego przenoszenia dokumentów między systemami.

Nowoczesne systemy EOD obsługują e-doręczenia oraz e-podpis (m.in. DocuSign, Autenti, kwalifikowany podpis elektroniczny). Plus Workflow wspiera obie funkcje, co pozwala prowadzić cały obieg dokumentów w formie cyfrowej z zachowaniem dowodowości i zgodności z prawem.

Harmonogram obowiązkowego KSeF jest ustalany przez Ministerstwo Finansów i będzie rozszerzany na kolejne grupy podatników. Niezależnie od terminu, warto wdrożyć EOD z integracją KSeF wcześniej – wtedy przejście na pełny obowiązek będzie kwestią konfiguracji, a nie zmiany procesów w ostatniej chwili.

Dokumenty pracownicze muszą być przechowywane w sposób trwały, z możliwością weryfikacji autentyczności (podpis elektroniczny, pieczęć) i z zachowaniem RODO. E-Teczki w systemie EOD spełniają te wymogi: dokumenty są w jednym, bezpiecznym miejscu, z kontrolą dostępu i audytem. Plus Workflow umożliwia kwalifikowany podpis elektroniczny i pieczęć, co jest istotne dla dokumentów wymagających takiej formy.

E-Teczki to cyfrowy odpowiednik teczki papierowej – te same dokumenty (umowy, aneksy, zaświadczenia) w formie elektronicznej. Dają szybszy dostęp, eliminują ryzyko zagubienia lub zniszczenia, umożliwiają pracę zdalną i wyszukiwanie po treści oraz spełniają wymogi podpisu i archiwizacji. System EOD zapewnia uporządkowanie dokumentów pracownika w jednym miejscu z zachowaniem wymogów prawnych.

Wdrożenie systemu EOD trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od skali i złożoności procesów. W Sentos proces zaczynamy od profesjonalnej analizy przedwdrożeniowej, aby system był gotowy w optymalnym czasie.

Sentos to lokalny partner z siedzibą w Białymstoku, oferujący doradztwo, wdrożenie i powdrożeniowe wsparcie techniczne dla firm z województwa podlaskiego. W Białymstoku i regionie można u nas uzyskać pełne wsparcie we wdrożeniu EOD i Plus Workflow.